Мы в этом деле тоже профи, 10 лет работаем дистанционно с командами по всему миру, успешно пересаживаем директоров предприятий на дистанционный формат и даже внедрения Системной работы мы часто проводим удалённо. Вот выжимка нашего самого актуального опыта, о котором нечасто пишут.

1. ПОБЕДИТЕ СВОЙ СТРАХ И ПЕРЕСТАНЬТЕ КОНТРОЛИРОВАТЬ КАЖДЫЙ ШАГ ЧЛЕНОВ КОМАНДЫ, НО ОБЕСПЕЧЬТЕ ИХ ФОКУСИРОВКУ НА ЗНАЧИМЫХ ЗАДАЧАХ

• Людям в дистанционном формате нужна в первую очередь фокусировка на важных задачах, а не контроль, здесь помогают законы Ритма и Визуализации из Системной работы: это утренние брифинги, недельное планирование на доске задач (trello, kaiten, bitrix), CRM с воронкой и типовыми шагами по этапам этой воронки.
• Начните чётко контролировать прогресс по проектам, вместо неусыпного ежедневного контроля задавайте команде каждую неделю на планировании два главных вопроса по каждому проекту: Какой сейчас статус проекта (что уже есть) и Какой следующий шаг по проекту (что надо сделать). Разумеется, проверяйте, что это записано в подзадачах и комментариях карточки проекта на онлайн доске. 
• Это же касается и показателей: определите три ключевых цифры, которые нужно смотреть каждую неделю, чтобы команда понимала, где мы и куда нужно стремиться.
• Легализуйте свободный график: пусть каждый в течение дня имеет возможность заниматься своими делами, но при этом есть расписание обязательных встреч в Google-календаре: утренний брифинг, планирование недельного рывка, ретроспектива раз в две недели и встречи, которые вы согласовали друг с другом утром на брифинге.

2. В ОНЛАЙНЕ НЕ ПЕРЕДАЁТСЯ НЕВЕРБАЛИКА, А ЗНАЧИТ БУДЬТЕ ПРЕДЕЛЬНО ПОНЯТНЫ СВОЕЙ КОМАНДЕ

• Ставьте задачи по Формуле делегирования: С глагола совершенного вида, 5+ слов без учёта предлогов, перед отправкой перечитывайте задачу “глазами исполнителя”, описывайте, зачем она нужна и какой результат нужно получить в итоге по Формуле делегирования.
• Используйте упрощённый шаблон Устава проекта, когда нужно договориться о задачах, на выполнение которых уйдёт больше месяца.
• Для типовых действий, которые выполняет один исполнитель без передачи коллегам, готовьте инструкцию, также с ответом на вопросы: Зачем команде нужна эта инструкция и Как проверяется результат работы по ней.
• Описывайте систему мотивации настолько просто, чтобы любой член команды в любой момент времени понимал, что он получит за свой вклад. Это касается также и неденежной мотивации: полезно каждую неделю на планировании проговаривать, какой именно новый полезный на рынке опыт получила команда.

3. ПИШИТЕ ЭТИЧНО, ОБРАЩАЙТЕСЬ ЛИЧНО

• В онлайне растёт риск недопонимания, ведь мы пишем медленнее, чем говорим. И без невербальной подстройки друг под друга участники команды попадают в личные конфликты. Мы придаём коротким фразам в тексте эмоциональный окрас, которого не задумывал собеседник.
• Чтобы избежать конфликтов, нужно чётко следить за эмоциональным окрасом фраз. Дальше простые правила на эту тему.
• Поприветствуйте коллегу при начале удалённого общения, покажите свою расположенность к нему и важность встречи, даже перед жёстким “разбором полётов”.
• Обращайтесь по имени в тексте — это повышает доверие и создаёт контакт.
• Начинайте предложения с большой буквы, используйте запятые, по правилам, ставьте одинарные пробелы — без этого создаётся ощущение “черновика” и “отписки”.
• Благодарите, используйте восклицательные знаки и смайлы при позитивном подкреплении (но в меру) — без этого теряется осознание значимости выполненной задачи.
• Используйте развёрнутые ответы: “Да, выбираем второй вариант” вместо “ок” — это подкрепляет мотивацию исполнителя.
• Не благодарите за выполнение просьбы заранее — это скрытая форма манипуляции, которая снижает доверие, можно поблагодарить за внимание, за уделённое время на анализ просьбы, за готовность вникнуть в саму задачу.
• Если пишите в почте — используйте отдельную и понятную тему письма для каждого нового запроса. Это повышает авторитет и доверие, а также фокусирует на запросе.
• Давайте развёрнутое имя документам — это сэкономит время каждому.
• Перечитайте свой текст перед отправкой коллегам, проверьте его на “понятность”, потому что переписываться понятными фразами — это уважение к собеседнику, ведь голосом мы тоже сначала думаем, а потом говорим (да?).
• Основной принцип: На том конце чата живой человек, даже если его не видно.

4. СОВЕЩАНИЕ В ОНЛАЙН ПРОХОДИТ ДАЖЕ ЛУЧШЕ, ДА. ТОЛЬКО ВАЖНО ДЕЛАТЬ ВСЁ ПРАВИЛЬНО

• Главное — все одновременно видят и редактируют конкретный Google документ, то есть сразу понимают, о чём договорились, сразу вносят правки.
• Старайтесь проводить совещания так, чтобы каждый сидел за своим компьютером и сам вносил правки в общий документ.
• Нужно что-то решить с командой? Выбирайте время для проведения встречи на утреннем брифинге и сразу добавляйте в Google-календарь. Не делайте внезапных совещаний, это раскачивает лодку и гасит темп.
• Как проводить? Создайте в начале встречи документ в общей папке команды в Google-документах, дайте ему название “ГГГГ-ММ-ДД Тема”, сделайте в нем три раздела: Ожидания от этой встречи, Записи на этой встрече, Следующие шаги после этой встречи. Предложите участникам за 3 минуты определить ожидания, а дальше следите за тем, чтобы полезные идеи сразу попадали в блок Записи в виде иерархических списков. В конце встречи сфокусируйтесь на конкретных задачах — запишите их в Шаги (ну а после встречи переносите на доску задач).
• Успевайте решить рабочие вопросы с командой за 30 минут (когда “что-то случилось, но не очень страшное”).
• Успевайте провести регулярные встречи с командой за 1 час (это планирование на недельный рывок и ретроспектива).
• Прекращайте любую встречу, если она занимает больше 1,5 часов — это разрушает веру команды в возможность конструктивно работать вместе.
• Ставьте онлайн встречи на день подряд в своём календаре — тогда будет официальный повод закончить старую встречу, чтобы переключиться на новую (опаздывать на онлайн встречу — моветон), и ещё вам будет проще с семьёй договариваться о периоде времени, когда вы полностью заняты

5. ОБЕСПЕЧИВАЙТЕ ЭМОЦИОНАЛЬНУЮ СИНХРОНИЗАЦИЮ С КОМАНДОЙ

• Подключайтесь на онлайн встречи с видео хотя бы на первую минуту Помашите рукой и улыбнитесь, люди так делают.
• Устраивайте простые курилки-говорилки: начинайте звонок с командой за 10 минут до старта встречи, пусть каждый поделится, что его впечатлило за прошлый день.
• Если ощущаете, что команда буксует в начале встречи, проведите простой чек-ин: По очереди за 5 секунд отвечайте на вопрос: “Что у меня сейчас на душе, что меня будоражит?”. После ответа обязательно нужно громко выдохнуть и сказать: “Я это всё пока оставляю и готов к нашей встрече”.
• Заканчиваете встречу? — Снова включите камеру, улыбнитесь ещё раз и скажите “Вместе победим!”

6. НАМАГНИЧИВАЙТЕ КОМАНДУ ОБЩЕЙ ИДЕЕЙ

• Начинайте каждое недельное планирование с повтора общей идеи: Зачем мы всё это делаем, куда стремимся, чего глобального мы хотим добиться, что уже для этого сделали.
• Покажите команде своим собственным примером, что вы продолжаете жить и стремиться к лучшему: лучше всех пишите брифинги, ставьте цели недельного рывка, раньше всех актуализируйте свои проекты на доске задач. 
• Выживание — сильная сторона наших народов, поэтому многие команды сейчас ощутят подъём. Используйте эту возможность, но помните, что команда быстро выгорает, если забывает “Зачем это всё” и не видит промежуточных побед.
• Бросайте вызов команде — именно так интересно жить. Вызов должен быть понятным, мотивирующим, достижимым (это вы знаете) и, главное: вызов должен быть на грани возможностей (это по Чиксентмихайи), он должен учитывать периоды спада активности, стагнацию команды (это по Прохорову).
• Накладывайте вызовы для команд “черепицей”, когда текущий почти достигнут, заинтригуйте новым вызовом, дайте в него ненадолго погрузиться.
• Не знаете, чем занять команду? Проводите книжные клубы: Одну общую книгу читают все, и по одной отдельной читает каждый участник. Потом на встречах обменивайтесь прозрениями по общей книге и проводите презентации по отдельным книгам.
• Проводите командные турниры в онлайн играх, например, Brawl Stars.

7. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ХИТРОСТЬ, ЧТОБЫ ДЕЛИКАТНО ЗАСТАВЛЯТЬ СЕБЯ БРАТЬСЯ ЗА ДОКУМЕНТЫ

• Когда работаете с документами, например, готовите коммерческое предложение или презентацию, а, может, даёте обратную связь на работу коллег, очень сложно заставить себя подступиться и сделать первый шаг.
• И это особенно сложно, когда вы ощущаете, что находитесь не в офисе или коворкинге, а дома. 
• Используйте хитрость (особенность нашего мышления): утром или вечером уделите ровно 5 минут этим документам — сделайте простые типовые шаги, скопируйте базовый шаблон документа, дайте название новому файлу, напишите черновое заглавие, добавьте пару типовых пунктов в содержание, или просто прочитайте на один раз документ, если вам его дали для обратной связи. 
• Через 5 минут немедленно переключитесь на другую задачу или отдохните. 
• Заранее пообещайте мозгу, что в этот первый пятиминутный подход вы не станете напрягать его, а только “подготовите холст”. Мозг вас поблагодарит и продолжит работу над документом уже в подсознании, через полдня возвращаться к этой работе станет гораздо легче и приятнее.
• А вечером пройдите по всем незаконченным задачам, найдите те, которые можно завершить прямо сейчас, сделайте их и насладитесь ощущением завершённости и созидания.
• Помните про WIP Limit (Work-in-progress-limit) из Бережливого производства, разрешайте себе только 5 таких параллельных задач.

8. РАБОТАЙТЕ В РАБОЧЕЙ ПОЗЕ

• Сядьте за стол, не ложитесь на диван. В расслабленной позе на диване вы не добавите себе удобства во время работы и лишитесь в конце дня радости расслабиться.
• Надевайте рубашку и брюки, или то, в чём вы чувствуете рабочий настрой. Об этом много пишут, но это мало кто делает.
• Дело не только в том, что тело воспринимает “якорь” и переключается в продуктивный режим работы (в “эпоху радио” дикторы надевали фрак и брюки тоже, разумеется).
• Это важно ещё и для вашей команды — ведь это простой способ показать всем, что вы в продуктивной форме, а значит всё будет хорошо.
• Для вашей семьи это тоже очень важно, так близкие ощутят, что вы действительно занимаетесь работой, а значит, обеспечиваете стабильность.

9. ПОНИМАНИЕ С БЛИЗКИМИ — ЭТО ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ ВАЖНО

• Покажите словом и примером, что вы надёжны, внимательны и ещё не свихнулись. 
• Рассуждайте о сложностях вместе с близкими, но не позволяйте себе ныть, это создаёт подсознательную панику в семье.
• Не стоит цыкать и топать ножкой на близких под предлогом “У меня же важная онлайн-встреча!”, встречи пройдут, а семья останется, если конечно, останется — это зависит от вас. Китай и Италию накрыла волна массовых разводов.
• Заранее предупреждайте близких о том, что у вас онлайн встречи в конкретное время.
• Оказывайте знаки внимания близким в течение всего дня: узнайте, как дела и обнимите, сделайте комплимент, помойте посуду и вынесите мусор.
• Найдите способ обеспечить время для одиночества: и себе, и близким. Например, вставайте раньше всех, чтобы побыть час наедине с собой. Давайте такой час вашим близким, берите на себя детей.
• Создайте аккаунт для себя и супруги (или супруга) в Brawl Stars, играйте вместе с вашими детьми (у них скорее всего аккаунт уже есть). У меня уже 4000 кубков, и вам придётся несладко, если встретитесь с нашей сыгранной командой на поле боя.
• Наша тактика с дочкой называется «кустование» — дочка ждёт в кустах, пока я “раздаю” коллегам по полю боя, потом я их подманиваю, а дочка добивает из засады.
• Вдвоём с женой мы применяем более дерзкую тактику.

10. СОХРАНЯЙТЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКОЕ ОБЛИЧЬЕ

• Используйте интервальное питание (например, завтрак после 10:00, ужин до 18:00, а дальше 16 часов перерыва в еде) — это новый уровень качества жизни, доступный каждому, попробуйте обязательно, это вас удивит.
• Используйте подборки упражнений в приложении Nike или любом другом (например, начните с  “Зажигание”, “Высокая интенсивность для пресса”).
• Выпивайте бокал вина не раньше обеда, иначе — один шаг до алкоголизма. 
• И не забывайте пить воду, особенно за полчаса до завтрака.
• Вставайте рано, раньше других.
• Ставьте завтрак и обед в свой Google-календарь, чтобы не есть во время встреч с командой.
• Не сидите на одном месте, вставайте и ходите по квартире регулярно — это важно. Ставьте будильники, если не можете запомнить сами.
• Ставьте 4 цели себе на каждый недельный рывок, добивайтесь достижения минимум половины.
• Остановите цепочку гнева на себе и передайте дальше понимание, скажите: “Да, я понимаю”.
• Остановите цепочку неразберихи и суеты на себе и передайте дальше понимание и конструктив: запишите в общем документе конкретные шаги, даты и ответственных, поставьте задачу на онлайн доску.
• Остановите цепочку апатии на себе и передайте дальше желание жить и развиваться, скажите: “Это пройдёт” и “Вместе победим!”

БОНУС

Используйте именно skype для работы с командой, если ещё не оплатили профессиональный инструмент:

— В новой версии skype стал, пожалуй, самым мощным бесплатным средством для быстрой коммуникации внутри команды.
— Групповые звонки с видео стали качественно работать.
— Наглядно видно, кто в чате уже прочитал последнее сообщение.
— Есть опросы в чатах для совместного принятия решений.
— Можно одновременно подключиться к звонку с телефона (для качественного микрофона) и компьютера (для трансляции экрана).
— Видно видео других участников при трансляции своего экрана (может, они зевают?).
— Участники тоже видят ваше видео, когда вы показываете свой экран (пусть знают, что вы смотрите им прямо в глаза).
— Можно дать эмоциональную оценку каждому сообщению в чате от ваших коллег по одной кнопке.
— Есть возможность сделать запись видео со встречи команды.
— Есть размытие фона на вашем видео, чтобы не смущать коллег домашней обстановкой вашей квартиры.
— Есть цитирование сообщений коллег целиком и по отдельным фразам.
— Есть возможность сослаться на конкретного участника в вашем сообщении в чате.
— Есть голосовые и видеосообщения (последние сейчас только на десктопе).
— Стабильно работает на смартфонах (сообщения теперь доходят сразу).
— Есть режим смарт-уведомлений, чтобы не отвлекать вас чатами, где вы только зритель, а не активный участник.
— Есть добавление участников в чат по ссылке.
— Стабильно работает автоматическое сохранение всей истории сообщений в чате даже для новых участников.

Используйте ZOOM, если проводите обучение клиентов:

— Для групповых продолжительных встреч он платный, там есть почти всё, что и в бесплатном skype, но активных участников может быть десятки и сотни (а зрителей — тысячи).
— Ещё в ZOOM участники могут поднимать руку, чтобы привлечь внимание спикера (и опускать тоже — это самое важное).
— Можно заранее подготовить опросы и открыть их во время встречи, а затем сразу увидеть распределение ответов аудитории в процентах.
— Также можно рисовать на экране, это бывает полезно.

Внутренние командные процессы при дистанционной работе захламляются быстрее, а сигнал о проблеме поступает медленнее, нужно превентивно проводить “уборку”:

— Проводите регулярные ретроспективы (хотя бы каждые две недели).
— Создайте на встрече Google документ и ответьте по очереди сначала на вопросы, что такого положительного было в нашей работе за прошедший период, что нам хочется сохранить на будущее — это ПЛЮСЫ.
— А потом ответьте, что нужно улучшить в нашей работе, какие шаги нужно запланировать, чтобы снять препятствия и дотянуть текущие проблемы до будущих «плюсов» — это ДЕЛЬТА-ПЛЮСЫ.
— Запланируйте на доске задач команды обновление инструкций и стандартов по результатам этой встречи.

© Илья Алябушев

«Как управлять командой в условиях хаоса и многозадачности».