ТЕХНОЛОГИИ РАЗВИТИЯ

  • БЛОГ
  • КОНСУЛЬТИРОВАНИЕПсихология. Коучинг. Менторинг.
  • ТРЕНИНГИ В ЗАПИСИПолный доступ.
  • ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯВ Минске и Online.
  • О ПРОЕКТЕ
Главная 10 советов по выживанию при дистанционной работе для руководителей, их команд и семей

10 советов по выживанию при дистанционной работе для руководителей, их команд и семей

Мы в этом деле тоже профи, 10 лет работаем дистанционно с командами по всему миру, успешно пересаживаем директоров предприятий на дистанционный формат и даже внедрения Системной работы мы часто проводим удалённо. Вот выжимка нашего самого актуального опыта, о котором нечасто пишут.

1. ПОБЕДИТЕ СВОЙ СТРАХ И ПЕРЕСТАНЬТЕ КОНТРОЛИРОВАТЬ КАЖДЫЙ ШАГ ЧЛЕНОВ КОМАНДЫ, НО ОБЕСПЕЧЬТЕ ИХ ФОКУСИРОВКУ НА ЗНАЧИМЫХ ЗАДАЧАХ

  • Людям в дистанционном формате нужна в первую очередь фокусировка на важных задачах, а не контроль, здесь помогают законы Ритма и Визуализации из Системной работы: это утренние брифинги, недельное планирование на доске задач (trello, kaiten, bitrix), CRM с воронкой и типовыми шагами по этапам этой воронки.
  • Начните чётко контролировать прогресс по проектам, вместо неусыпного ежедневного контроля задавайте команде каждую неделю на планировании два главных вопроса по каждому проекту: Какой сейчас статус проекта (что уже есть) и Какой следующий шаг по проекту (что надо сделать). Разумеется, проверяйте, что это записано в подзадачах и комментариях карточки проекта на онлайн доске. 
  • Это же касается и показателей: определите три ключевых цифры, которые нужно смотреть каждую неделю, чтобы команда понимала, где мы и куда нужно стремиться.
  • Легализуйте свободный график: пусть каждый в течение дня имеет возможность заниматься своими делами, но при этом есть расписание обязательных встреч в Google-календаре: утренний брифинг, планирование недельного рывка, ретроспектива раз в две недели и встречи, которые вы согласовали друг с другом утром на брифинге.

2. В ОНЛАЙНЕ НЕ ПЕРЕДАЁТСЯ НЕВЕРБАЛИКА, А ЗНАЧИТ БУДЬТЕ ПРЕДЕЛЬНО ПОНЯТНЫ СВОЕЙ КОМАНДЕ

  • Ставьте задачи по Формуле делегирования: С глагола совершенного вида, 5+ слов без учёта предлогов, перед отправкой перечитывайте задачу “глазами исполнителя”, описывайте, зачем она нужна и какой результат нужно получить в итоге по Формуле делегирования.
  • Используйте упрощённый шаблон Устава проекта, когда нужно договориться о задачах, на выполнение которых уйдёт больше месяца.
  • Для типовых действий, которые выполняет один исполнитель без передачи коллегам, готовьте инструкцию, также с ответом на вопросы: Зачем команде нужна эта инструкция и Как проверяется результат работы по ней.
  • Описывайте систему мотивации настолько просто, чтобы любой член команды в любой момент времени понимал, что он получит за свой вклад. Это касается также и неденежной мотивации: полезно каждую неделю на планировании проговаривать, какой именно новый полезный на рынке опыт получила команда.

3. ПИШИТЕ ЭТИЧНО, ОБРАЩАЙТЕСЬ ЛИЧНО

  • В онлайне растёт риск недопонимания, ведь мы пишем медленнее, чем говорим. И без невербальной подстройки друг под друга участники команды попадают в личные конфликты. Мы придаём коротким фразам в тексте эмоциональный окрас, которого не задумывал собеседник.
  • Чтобы избежать конфликтов, нужно чётко следить за эмоциональным окрасом фраз. Дальше простые правила на эту тему.
  • Поприветствуйте коллегу при начале удалённого общения, покажите свою расположенность к нему и важность встречи, даже перед жёстким “разбором полётов”.
  • Обращайтесь по имени в тексте — это повышает доверие и создаёт контакт.
  • Начинайте предложения с большой буквы, используйте запятые, по правилам, ставьте одинарные пробелы — без этого создаётся ощущение “черновика” и “отписки”.
  • Благодарите, используйте восклицательные знаки и смайлы при позитивном подкреплении (но в меру) — без этого теряется осознание значимости выполненной задачи.
  • Используйте развёрнутые ответы: “Да, выбираем второй вариант” вместо “ок” — это подкрепляет мотивацию исполнителя.
  • Не благодарите за выполнение просьбы заранее — это скрытая форма манипуляции, которая снижает доверие, можно поблагодарить за внимание, за уделённое время на анализ просьбы, за готовность вникнуть в саму задачу.
  • Если пишите в почте — используйте отдельную и понятную тему письма для каждого нового запроса. Это повышает авторитет и доверие, а также фокусирует на запросе.
  • Давайте развёрнутое имя документам — это сэкономит время каждому.
  • Перечитайте свой текст перед отправкой коллегам, проверьте его на “понятность”, потому что переписываться понятными фразами — это уважение к собеседнику, ведь голосом мы тоже сначала думаем, а потом говорим (да?).
  • Основной принцип: На том конце чата живой человек, даже если его не видно.

4. СОВЕЩАНИЕ В ОНЛАЙН ПРОХОДИТ ДАЖЕ ЛУЧШЕ, ДА. ТОЛЬКО ВАЖНО ДЕЛАТЬ ВСЁ ПРАВИЛЬНО

  • Главное — все одновременно видят и редактируют конкретный Google документ, то есть сразу понимают, о чём договорились, сразу вносят правки.
  • Старайтесь проводить совещания так, чтобы каждый сидел за своим компьютером и сам вносил правки в общий документ.
  • Нужно что-то решить с командой? Выбирайте время для проведения встречи на утреннем брифинге и сразу добавляйте в Google-календарь. Не делайте внезапных совещаний, это раскачивает лодку и гасит темп.
  • Как проводить? Создайте в начале встречи документ в общей папке команды в Google-документах, дайте ему название “ГГГГ-ММ-ДД Тема”, сделайте в нем три раздела: Ожидания от этой встречи, Записи на этой встрече, Следующие шаги после этой встречи. Предложите участникам за 3 минуты определить ожидания, а дальше следите за тем, чтобы полезные идеи сразу попадали в блок Записи в виде иерархических списков. В конце встречи сфокусируйтесь на конкретных задачах — запишите их в Шаги (ну а после встречи переносите на доску задач).
  • Успевайте решить рабочие вопросы с командой за 30 минут (когда “что-то случилось, но не очень страшное”).
  • Успевайте провести регулярные встречи с командой за 1 час (это планирование на недельный рывок и ретроспектива).
  • Прекращайте любую встречу, если она занимает больше 1,5 часов — это разрушает веру команды в возможность конструктивно работать вместе.
  • Ставьте онлайн встречи на день подряд в своём календаре — тогда будет официальный повод закончить старую встречу, чтобы переключиться на новую (опаздывать на онлайн встречу — моветон), и ещё вам будет проще с семьёй договариваться о периоде времени, когда вы полностью заняты

5. ОБЕСПЕЧИВАЙТЕ ЭМОЦИОНАЛЬНУЮ СИНХРОНИЗАЦИЮ С КОМАНДОЙ

  • Подключайтесь на онлайн встречи с видео хотя бы на первую минуту Помашите рукой и улыбнитесь, люди так делают.
  • Устраивайте простые курилки-говорилки: начинайте звонок с командой за 10 минут до старта встречи, пусть каждый поделится, что его впечатлило за прошлый день.
  • Если ощущаете, что команда буксует в начале встречи, проведите простой чек-ин: По очереди за 5 секунд отвечайте на вопрос: “Что у меня сейчас на душе, что меня будоражит?”. После ответа обязательно нужно громко выдохнуть и сказать: “Я это всё пока оставляю и готов к нашей встрече”.
  • Заканчиваете встречу? — Снова включите камеру, улыбнитесь ещё раз и скажите “Вместе победим!”

6. НАМАГНИЧИВАЙТЕ КОМАНДУ ОБЩЕЙ ИДЕЕЙ

  • Начинайте каждое недельное планирование с повтора общей идеи: Зачем мы всё это делаем, куда стремимся, чего глобального мы хотим добиться, что уже для этого сделали.
  • Покажите команде своим собственным примером, что вы продолжаете жить и стремиться к лучшему: лучше всех пишите брифинги, ставьте цели недельного рывка, раньше всех актуализируйте свои проекты на доске задач. 
  • Выживание — сильная сторона наших народов, поэтому многие команды сейчас ощутят подъём. Используйте эту возможность, но помните, что команда быстро выгорает, если забывает “Зачем это всё” и не видит промежуточных побед.
  • Бросайте вызов команде — именно так интересно жить. Вызов должен быть понятным, мотивирующим, достижимым (это вы знаете) и, главное: вызов должен быть на грани возможностей (это по Чиксентмихайи), он должен учитывать периоды спада активности, стагнацию команды (это по Прохорову).
  • Накладывайте вызовы для команд “черепицей”, когда текущий почти достигнут, заинтригуйте новым вызовом, дайте в него ненадолго погрузиться.
  • Не знаете, чем занять команду? Проводите книжные клубы: Одну общую книгу читают все, и по одной отдельной читает каждый участник. Потом на встречах обменивайтесь прозрениями по общей книге и проводите презентации по отдельным книгам.
  • Проводите командные турниры в онлайн играх, например, Brawl Stars.

7. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ХИТРОСТЬ, ЧТОБЫ ДЕЛИКАТНО ЗАСТАВЛЯТЬ СЕБЯ БРАТЬСЯ ЗА ДОКУМЕНТЫ

  • Когда работаете с документами, например, готовите коммерческое предложение или презентацию, а, может, даёте обратную связь на работу коллег, очень сложно заставить себя подступиться и сделать первый шаг.
  • И это особенно сложно, когда вы ощущаете, что находитесь не в офисе или коворкинге, а дома. 
  • Используйте хитрость (особенность нашего мышления): утром или вечером уделите ровно 5 минут этим документам — сделайте простые типовые шаги, скопируйте базовый шаблон документа, дайте название новому файлу, напишите черновое заглавие, добавьте пару типовых пунктов в содержание, или просто прочитайте на один раз документ, если вам его дали для обратной связи. 
  • Через 5 минут немедленно переключитесь на другую задачу или отдохните. 
  • Заранее пообещайте мозгу, что в этот первый пятиминутный подход вы не станете напрягать его, а только “подготовите холст”. Мозг вас поблагодарит и продолжит работу над документом уже в подсознании, через полдня возвращаться к этой работе станет гораздо легче и приятнее.
  • А вечером пройдите по всем незаконченным задачам, найдите те, которые можно завершить прямо сейчас, сделайте их и насладитесь ощущением завершённости и созидания.
  • Помните про WIP Limit (Work-in-progress-limit) из Бережливого производства, разрешайте себе только 5 таких параллельных задач.

8. РАБОТАЙТЕ В РАБОЧЕЙ ПОЗЕ

  • Сядьте за стол, не ложитесь на диван. В расслабленной позе на диване вы не добавите себе удобства во время работы и лишитесь в конце дня радости расслабиться.
  • Надевайте рубашку и брюки, или то, в чём вы чувствуете рабочий настрой. Об этом много пишут, но это мало кто делает.
  • Дело не только в том, что тело воспринимает “якорь” и переключается в продуктивный режим работы (в “эпоху радио” дикторы надевали фрак и брюки тоже, разумеется).
  • Это важно ещё и для вашей команды — ведь это простой способ показать всем, что вы в продуктивной форме, а значит всё будет хорошо.
  • Для вашей семьи это тоже очень важно, так близкие ощутят, что вы действительно занимаетесь работой, а значит, обеспечиваете стабильность.

9. ПОНИМАНИЕ С БЛИЗКИМИ — ЭТО ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ ВАЖНО

  • Покажите словом и примером, что вы надёжны, внимательны и ещё не свихнулись. 
  • Рассуждайте о сложностях вместе с близкими, но не позволяйте себе ныть, это создаёт подсознательную панику в семье.
  • Не стоит цыкать и топать ножкой на близких под предлогом “У меня же важная онлайн-встреча!”, встречи пройдут, а семья останется, если конечно, останется — это зависит от вас. Китай и Италию накрыла волна массовых разводов.
  • Заранее предупреждайте близких о том, что у вас онлайн встречи в конкретное время.
  • Оказывайте знаки внимания близким в течение всего дня: узнайте, как дела и обнимите, сделайте комплимент, помойте посуду и вынесите мусор.
  • Найдите способ обеспечить время для одиночества: и себе, и близким. Например, вставайте раньше всех, чтобы побыть час наедине с собой. Давайте такой час вашим близким, берите на себя детей.
  • Создайте аккаунт для себя и супруги (или супруга) в Brawl Stars, играйте вместе с вашими детьми (у них скорее всего аккаунт уже есть). У меня уже 4000 кубков, и вам придётся несладко, если встретитесь с нашей сыгранной командой на поле боя.
  • Наша тактика с дочкой называется «кустование» — дочка ждёт в кустах, пока я “раздаю” коллегам по полю боя, потом я их подманиваю, а дочка добивает из засады.
  • Вдвоём с женой мы применяем более дерзкую тактику.

10. СОХРАНЯЙТЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКОЕ ОБЛИЧЬЕ

  • Используйте интервальное питание (например, завтрак после 10:00, ужин до 18:00, а дальше 16 часов перерыва в еде) — это новый уровень качества жизни, доступный каждому, попробуйте обязательно, это вас удивит.
  • Используйте подборки упражнений в приложении Nike или любом другом (например, начните с  “Зажигание”, “Высокая интенсивность для пресса”).
  • Выпивайте бокал вина не раньше обеда, иначе — один шаг до алкоголизма. 
  • И не забывайте пить воду, особенно за полчаса до завтрака.
  • Вставайте рано, раньше других.
  • Ставьте завтрак и обед в свой Google-календарь, чтобы не есть во время встреч с командой.
  • Не сидите на одном месте, вставайте и ходите по квартире регулярно — это важно. Ставьте будильники, если не можете запомнить сами.
  • Ставьте 4 цели себе на каждый недельный рывок, добивайтесь достижения минимум половины.
  • Остановите цепочку гнева на себе и передайте дальше понимание, скажите: “Да, я понимаю”.
  • Остановите цепочку неразберихи и суеты на себе и передайте дальше понимание и конструктив: запишите в общем документе конкретные шаги, даты и ответственных, поставьте задачу на онлайн доску.
  • Остановите цепочку апатии на себе и передайте дальше желание жить и развиваться, скажите: “Это пройдёт” и “Вместе победим!”

БОНУС

Используйте именно skype для работы с командой, если ещё не оплатили профессиональный инструмент:

— В новой версии skype стал, пожалуй, самым мощным бесплатным средством для быстрой коммуникации внутри команды.
— Групповые звонки с видео стали качественно работать.
— Наглядно видно, кто в чате уже прочитал последнее сообщение.
— Есть опросы в чатах для совместного принятия решений.
— Можно одновременно подключиться к звонку с телефона (для качественного микрофона) и компьютера (для трансляции экрана).
— Видно видео других участников при трансляции своего экрана (может, они зевают?).
— Участники тоже видят ваше видео, когда вы показываете свой экран (пусть знают, что вы смотрите им прямо в глаза).
— Можно дать эмоциональную оценку каждому сообщению в чате от ваших коллег по одной кнопке.
— Есть возможность сделать запись видео со встречи команды.
— Есть размытие фона на вашем видео, чтобы не смущать коллег домашней обстановкой вашей квартиры.
— Есть цитирование сообщений коллег целиком и по отдельным фразам.
— Есть возможность сослаться на конкретного участника в вашем сообщении в чате.
— Есть голосовые и видеосообщения (последние сейчас только на десктопе).
— Стабильно работает на смартфонах (сообщения теперь доходят сразу).
— Есть режим смарт-уведомлений, чтобы не отвлекать вас чатами, где вы только зритель, а не активный участник.
— Есть добавление участников в чат по ссылке.
— Стабильно работает автоматическое сохранение всей истории сообщений в чате даже для новых участников.

Используйте ZOOM, если проводите обучение клиентов:

— Для групповых продолжительных встреч он платный, там есть почти всё, что и в бесплатном skype, но активных участников может быть десятки и сотни (а зрителей — тысячи).
— Ещё в ZOOM участники могут поднимать руку, чтобы привлечь внимание спикера (и опускать тоже — это самое важное).
— Можно заранее подготовить опросы и открыть их во время встречи, а затем сразу увидеть распределение ответов аудитории в процентах.
— Также можно рисовать на экране, это бывает полезно.

Внутренние командные процессы при дистанционной работе захламляются быстрее, а сигнал о проблеме поступает медленнее, нужно превентивно проводить “уборку”:

— Проводите регулярные ретроспективы (хотя бы каждые две недели).
— Создайте на встрече Google документ и ответьте по очереди сначала на вопросы, что такого положительного было в нашей работе за прошедший период, что нам хочется сохранить на будущее — это ПЛЮСЫ.
— А потом ответьте, что нужно улучшить в нашей работе, какие шаги нужно запланировать, чтобы снять препятствия и дотянуть текущие проблемы до будущих «плюсов» — это ДЕЛЬТА-ПЛЮСЫ.
— Запланируйте на доске задач команды обновление инструкций и стандартов по результатам этой встречи.

© Илья Алябушев

Получите доступ к видеозаписи мастер-класса Ильи Алябушева «Как управлять командой в условиях хаоса и многозадачности».

Дек 8, 2020TreningClub.by

Рекомендуем также почитать это:

  1. 6 шагов к решению бизнес-задачи Наши проблемы не решаются. Мы ходим по кругу, находим сотню интересных, креативных, проверенных другими «стопроцентноработающих» решений,...
  2. Идеальное мероприятие? Нет, не видел! Известный спикер с актуальной темой, приличный зал, удобная парковка, аншлаг и печеньки — лишь видимая вершина...
  3. «Королевство», тренинг-игра «Королевство» даёт возможность лучше понять свое место среди людей и заметить свои «любимые» социальные роли. Помогает...

Подпишитесь на наш канал на YouTube. Там много полезных видео!
А чтобы не пропускать новые публикации - используйте наш Telegram-канал.

Автофокус. Система управления деламиНЛП - это безжалостное манипулирование!
2 г. назад БЛОГ Личная эффективность, Управление43

«Большой Переход». Новая трансформационная программа. Онлайн. Открыта предварительная регистрация. Если пора переходить на следующий уровень.

Бизнес Деньги Детекция лжи Здоровье Копирайтинг Коучинг Лидерство Личная эффективность Личностный рост Манипулирование Маркетинг Мотивация Отношения Переговоры Полезные привычки Предпринимательство Продажи Психология Самодисциплина Счастье Тайм-менеджмент Управление Успех Цель Эмоциональный интеллект

  • 5 книг, которые помогут развить самодисциплину и силу воли22.01.2023
    Когда человек ставит перед собой амбициозные цели в бизнесе, спорте
  • Цель жизни — «следовать за своим блаженством»17.01.2023
    В трудные времена хаос вокруг вас не должен отражаться внутри
  • Почему техники загадывания желаний не работают?16.01.2023
    Самое распространенное время для загадывания желаний — новогодняя ночь. Каких
  • «Юмор как управленческий инструмент», запись мастер-класса Татьяны Мужицкой (18+)14.01.2023
    Юмор должен быть мощным инструментом в арсенале руководителя. Юмор —
  • Мы никогда не будем счастливы в играх, созданных другими12.01.2023
    Мы никогда не будем сЧАСТливы в играх, созданных другими… Вслушайтесь. То есть никогда не будем

«Большой Переход». Новая трансформационная программа. Онлайн. Открыта предварительная регистрация. Если пора переходить на следующий уровень.

О ПРОЕКТЕ

Публикации о развитии личности и бизнеса. Тренинги в записи. Коучинг. Поддержать проект любой суммой (ЮMoney).

КОНТАКТЫ

+375296325586
sevoiv@gmail.com

НАШИ СОЦСЕТИ

  • Facebook
  • VK
  • YouTube
  • Instagram
  • Telegram

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

2022 © Технологии Развития