Около 90% специалистов признаются, что не в состоянии выполнить все задачи из своего списка дел к концу рабочего дня. Так что, если вам надоело заниматься одними и теми же устаревшими задачами каждый день, пришло время это изменить. Вот пять приемов, которые помогут вам повысить продуктивность и помочь себе пройти через свой список.
1. Ведите единый список дел для работы
Давайте будем честными: если вы хотите получить полное представление обо всем, что вам нужно сделать по работе прямо сейчас, скорее всего, вы не сможете найти все это в одном списке. Вместо этого у вас есть несколько постов здесь, сохраненный черновик в вашей электронной почте там, стикеры или текстовые файлы на вашем компьютере и, возможно, одно или два приложения на вашем телефоне.
И хотя, как правило, рекомендуется разделять работу и развлечения, наличие единого места для ваших задач, связанных с работой, является обязательным. Так что выбирайте подходящий метод и начинайте консолидацию. Это может быть что угодно: рукописный список в вашем надежном планировщике, документ, который вы храните на рабочем столе, или приложение на вашем телефоне.
Убедитесь, однако, что вы можете добавлять в свой список из любого места — это означает, что если вы используете настольное приложение, вам нужно настроить систему для записи задач, выполняемых вне вашего компьютера, например заданий, которые вы получаете во время встречи. Лично мне нравится записывать их на стикерах, а затем удалять или выбрасывать, как только я переношу их в основной список.
2. Следуйте правилу 1-3-5
Теперь, когда у вас есть исчерпывающий список всего, что вам нужно делать по работе, вы должны составить ежедневный список дел. Предположим, что в любой день вы можете выполнить только одно большое дело, три средних и пять маленьких. (Примечание: если вы проводите большую часть своего дня на собраниях, вам, возможно, придется немного пересмотреть это.)
Перед уходом с работы уделите несколько минут, чтобы определить свои 1-3-5 на следующий день, чтобы вы были готовы утром браться за дело. Если ваша должность связана с тем, что каждый день вы получаете множество неожиданных задач , попробуйте оставить одно среднее и два небольших задания незаполненными, чтобы подготовиться к последним просьбам вашего начальника.
Может быть сложно сузить список дел до 1-3-5, но важно расставлять приоритеты. Нравится вам это или нет, но у вас есть ограниченное количество часов в сутках, и вы сможете сделать только ограниченное количество дел. Заставлять себя выбирать список 1-3-5 означает, что дела, которые вы сделаете, будут теми делами, которые вы решили сделать, а не тем, что было сделано только что.
Подобное заблаговременное планирование также означает, что вы сможете вести более информированные беседы со своим руководителем, когда он или она сообщит вам что-то новое, что нужно сделать немедленно, а также инструменты для перераспределения приоритетов другой вашей работы. Например, когда вам на колени падает презентация-сюрприз, попробуйте: «Конечно, я могу предоставить ее вам к 15:00, но отчеты за первый квартал не будут готовы до завтра, так как я запланировал работу над этим сегодня».
3. Выполните одно важное задание перед обедом (ваше наименее любимое, если возможно)
Я признаю, что это сложно для меня, но это работает. Возьмите одну из ваших больших или средних задач и приступайте к ней первым делом с утра, даже если вы можете это сделать, даже не отправляя письмо по электронной почте. Нет лучшего чувства, чем вычеркнуть трудную задачу перед обедом. Брайан Трейси называет это «поеданием своей лягушки», взяв за основу знаменитую цитату Марка Твена: «Съешьте живую лягушку первым делом с утра, и до конца дня с вами не случится ничего хуже».
Мой соучредитель, Кэтрин, часто определяет свои «лягушки» вечером, чтобы подготовиться к следующему дню; с этим она готова заняться ими утром, и это не дает ей откладывать менее приятные задачи на много дней.
4. Используйте свой календарь как список дел
Если вы обнаружите, что всегда переоцениваете то, сколько вы можете сделать за день, эффективный подход — занести свои дела в календарь, как собрание. Вместо того, чтобы планировать свои ежедневные дела в списке, запланируйте их, оставляя достаточно времени на каждое. Отправка информации в отдел кадров может занять 15 минут, а подготовка стратегии для вашей команды может занять несколько часов. Главное быть реалистом.
Когда вы попробуете этот подход, также убедитесь, что вы выделили время в своем календаре для проверки электронной почты, мозгового штурма или других важных, но не ориентированных на результат задач. Например, попробуйте заблокировать час утром и час днем для работы с почтовыми ящиками, а затем не тратьте время между попытками обработать электронные письма в ту минуту, когда они приходят, когда вы действительно планировали работать с чем-то другим.
5. Сократите встречи, чтобы увеличить продуктивное время
Наконец, если вы обнаружите, что действительно не можете сделать то, что, по вашему мнению, вы должны сделать за день, несмотря на все приведенные выше советы, подумайте, не страдаете ли вы от совещаний.
Как однажды сказал экономист Джон Кеннет Гэлбрейт, «совещания незаменимы, когда вы не хотите ничего делать». На самом деле, многочисленные опросы на эту тему приводят к аналогичным выводам, что где-то от четверти до половины времени, проведенного на собраниях, является пустой тратой времени, не говоря уже о том, что вы не можете выполнять другие свои задачи, пока сидите разговаривая с кем-то еще.
Решение: ограничьте количество встреч. Прежде чем назначать встречу, подумайте, можно ли решить эту проблему с помощью электронного письма или телефонного звонка, или заглянув к кому-нибудь в офис на несколько минут. Если требуется собрание, перечислите ключевые пункты повестки дня, чтобы определить необходимых участников и кратчайшее время, которое вы можете запланировать. И да, совершенно нормально запланировать 20-минутную встречу, не нужно округлять до 30. Если вам необходимо проводить встречи, постарайтесь сгруппировать их вместе, чтобы оставить большие непрерывные периоды времени в течение дня для выполнения реальной работы.
Да, реорганизация и планирование наперед — это инвестиции, но только подумайте, как вы будете счастливы, когда действительно вычеркнете список дел на целый день. Так что организуйте себя, соберите все свои дела в одном месте, сведите к минимуму отвлекающие факторы и начните покорять этот список.
Alex Cavoulacos, President & Founder of The Muse
«Личная Стратегия», мастер-класс Сергея Володько